Stap 8: Gebruik van het gebouw en kwaliteitsborging over de levensduur

Een gebouw is niet ‘klaar’ bij oplevering. Dit is des te meer het geval voor gebouwen die over een belangrijke technologische component beschikken. Opdat het gebouw optimaal zou presteren vanaf ingebruikname en dat over zijn volledige levensduur zou blijven doen, is het belangrijk de goede werking van het gebouw en het correcte gebruik door de gebruikers te waarborgen.

Het eerste jaar na ingebruikname is hierbij cruciaal om het gebouw af te stemmen op het gebruik en de noden, en ook om de verschillende gebruikers, het gebouw en de erin aanwezig systemen te leren gebruiken. Als bouwheer een budget incalculeren voor de ‘nazorg’ (commissioning – opvolging & bijsturing ; informeren en opleiden van gebruikers ; …) na oplevering is eigenlijk onmisbaar.

Op een langere termijn is een duidelijke strategie voor onderhoud en beheer cruciaal. Hoewel het niet beschikken over een degelijke onderhouds- en beheerstrategie de oplevering van een project niet in de weg zou staan, is het aangewezen al vanaf het vastleggen van het doel van het project en voor de opmaak van het bestek hierover na te denken.

Bij het aangaan van een contract (in casu een contract rond onderhoud en beheer) met een derde partij, dient duidelijk afgesproken te worden welke activiteiten/opdrachten binnen dit contract vallen. Behalve het verzekeren van de feilloze werking van systemen kan bijvoorbeeld gaan om het voorzien van updates aan systemen, behoud van de nodige licenties, het krijgen van ondersteuning bij het dagelijks gebruik van de systemen,… Belangrijk hierbij is dat zowel voor hardware als voor software duidelijk is wat binnen het contract voorzien is.

Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen en op te volgen, kan een zogenaamde ‘Service Level Agreement’ (SLA) opgesteld worden met de dienstverlenende partij. In een SLA wordt beschreven wat de scope en het gewenste niveau van dienstverlening is en hoe dit niveau opgemeten en opgevolgd zal worden. Ook kunnen sancties (bv. geldboetes) afgesproken worden indien niet voldaan wordt aan de afspraken. Er zou bijvoorbeeld kunnen afgesproken worden dat het binnenklimaat moet voldoen aan bepaalde vooropgestelde eisen voor temperatuur, luchtvochtigheid en luchtkwaliteit en dat de dienstverlenende organisatie daartoe alle systemen die hiertoe bijdragen, beheert en onderhoudt. Een andere mogelijkheid is om het beheer en het onderhoud grotendeels in eigen handen te nemen, en voor specifieke systemen beroep te doen op een externe partner, die dan bijvoorbeeld binnen een afgesproken termijn technische problemen die zich voordoen met het systeem, moet verhelpen.

Ga naar volgende artikel: Kanttekeningen
Keer terug naar de inhoudsopgave